Si estás leyendo este artículo, es probable que seas una mujer emprendedora, profesional o dueña de negocio que comparte sus ideas a través de la escritura.
Escribes para atraer nuevos clientes, informar, persuadir e inspirar a otros.
También lo haces porque crees en el poder de plasmar en palabras el mensaje que deseas comunicar.
Quieres dejar claro el valor de tus productos y servicios, y cómo ayudas a través de ellos.
Pero redactar tiene sus bemoles. Sí, lo sé. Así que en esta publicación trataré el tema de la claridad en la escritura.
Mi propósito es ayudarte a conseguir tus objetivos mediante textos claros para que tus clientes pasen de la confusión al convencimiento pleno de lo que ofreces.
Por ello comenzaré explicando qué significa el concepto de claridad en la redacción. Luego abordaré el porqué este aspecto es esencial y los condimentos necesarios para que redactes textos claros.
Por último, conseguirás algunos consejos para evitar la falta de claridad en tu comunicación.
Sin más preámbulos, vamos a ello.
¿Qué es la claridad en la escritura?
Es la capacidad de transmitir un significado coherente e inteligible en cada texto, con el objeto de que los lectores puedan comprender lo que intentas decir en palabras escritas.
Ser claro al redactar es un principio clave para lograr que tu audiencia te lea, comprenda y compre.
Solo imagina que estás en una habitación oscura. De pronto, abres la ventana y entra una luz fulgurante que te alegra el espíritu. Lo mismo ocurre con el efecto de la claridad en la escritura.
Un mensaje preciso, comprensible, diáfano, te abre puertas, mientras uno complejo e indescifrable te las cierra. Y eso es lo que debes evitar.
Por qué es esencial escribir con claridad
En este punto solo te voy a dar tres razones que respaldan con palabras la necesidad de redactar mensajes fáciles de comprender, sobre todo si tienes un negocio, ya sea físico o en línea.
Reduces el esfuerzo mental del cliente: Imagínate que alguien llega a tu web buscando una solución para una necesidad específica, pero los textos de tu casa digital son confusos y complicados. Es verdad que algunos temas tienen una carga de complejidad, pero te corresponde a ti hacerlo lo más sencillo posible con el fin de que tu audiencia pueda procesar la información.
Respetas el tiempo de tu lector: Si escribes un texto para que se entienda desde la primera hasta la última línea, estarás respetando el bien más preciado del lector que es su tiempo. A su vez, tú lo ganarás porque no tendrás que responder las dudas que se hace el cliente al no entender el mensaje.
Triunfas al reducir la infoxicación, que es el exceso de información, típica de esta época. Solo piensa en que un lector sobrecargado de datos lea una de tus publicaciones en redes sociales, por ejemplo, y descubra que explicas de forma clara, precisa y convincente la solución que está buscando para su problema. ¿Quién crees que ganará en ese momento?
Los tres condimentos de un texto claro: adecuación, coherencia y cohesión
Un texto es una unidad de comunicación porque expresa un mensaje completo en un contexto determinado, además de tener sentido e intención, es decir, un propósito específico.
Pero esto no es suficiente. Se requiere, asimismo, que el texto cumpla tres propiedades fundamentales, es decir, que sea adecuado, coherente y cohesivo para facilitar su claridad.
A continuación, te daré un abreboca de cada uno de estos mecanismos.
¿Qué es la adecuación textual?
No es más que la adaptación del mensaje a la situación comunicativa, al receptor, a su intención y al contexto formal en el que se transmite (tamaño de la letra, márgenes, ortografía, etcétera).
Para que te resulte más fácil. No es lo mismo escribir con el objetivo de vender que educar a tu audiencia, por ejemplo.
Si deseas ofrecer tus productos o servicios, tendrás que redactar un anuncio que persuada al lector, mientras que si solo aspiras a educar, entonces escribirás de manera informativa.
Por otro lado, el mensaje dependerá del grado de relación que tengas con el receptor. Aquí juega un papel fundamental el tono que uses para comunicarte (formal o informal).
Y… la coherencia textual, qué significa
Entretanto, la coherencia es la propiedad de los textos que permite encontrar la unidad de sentido, es decir, que las ideas estén organizadas, sigan un tema principal y tengan una estructura lógica.
Quizá te quede más claro con el siguiente ejemplo.
Llamado también mercadotecnia, el marketing es la disciplina que estudia el comportamiento de los mercados con el objeto de crear, comunicar, entregar e intercambiar productos y servicios que aporten valor a los consumidores, a las empresas y a la sociedad.
Sin embargo, esta especialidad siempre se ha confundido con la publicidad y las ventas, cuando se trata de tres áreas conectadas entre sí y necesarias para lograr los objetivos empresariales.
Como puedes observar, en este ejemplo las ideas tienen una lógica y estructura. Primero se aporta un concepto y luego se usa un conector para establecer una relación con otra idea opuesta.
De esta forma, tienes un escrito organizado, claro y fácil de entender.
Qué se busca con la cohesión textual
Un mensaje es cohesivo cuando se establece una relación entre sus palabras y oraciones. Así se convierte en una unidad total y tu audiencia puede leerlo sin perderse.
Aquí tienes algunos consejos para dotar a tus textos de cohesión
Evita las repeticiones de palabras: Para ello usa sinónimos e hiperónimos (términos que engloban a otros. Por ejemplo, el planeta es hiperónimo de Marte, Tierra, Venus, Saturno, Mercurio).
Usa elipsis: No es más que suprimir las palabras implícitas.
Aprovecha los distintos conectores textuales: De esta forma, puedes relacionar ideas entre sí, estructurar los enunciados y dar más orden a lo que escribes.
Cómo evitar la falta de claridad en tu escritura
Si vas a redactar algún texto para tu negocio es necesario que prestes atención a un error común que es la falta de claridad. Y esto pasa al intentar abordar varios puntos en un mismo mensaje.
Recuerda: Un texto es una unidad de comunicación que tiene sentido, un propósito específico y debe centrarse en un solo tema.
Por eso en este punto te daré algunos consejos adicionales para que lo que escribas pase el filtro de la claridad.
Prioriza el uso del lenguaje sencillo, con una estructura sólida de las oraciones, los párrafos y el texto en su conjunto
Sé directo y preciso en tu contenido, además olvídate de la verborrea extensa
Planifica antes de escribir para que adaptes el escrito a tu audiencia, al formato y a lo que deseas expresar. Así cumplirás el principio de adecuación textual
Organiza tu texto según tu intención comunicativa. Un ejemplo es este artículo. Tiene un título principal, una introducción, varios puntos tratados mediante subtítulos y una conclusión. De esta manera, se cumple la propiedad de coherencia textual
Dale cohesión a tus ideas y a tu escrito evitando las repeticiones y usando conectores para que tengan un hilo conductor hasta el final
¿Estás lista para escribir textos relucientes?
Después de haber leído los puntos anteriores, estoy segura de que entiendes la importancia de mensajes claros para que tu audiencia te lea, comprenda y compre.
Un texto con nubarrones, como falta de coherencia, por ejemplo, impedirá que logres el objetivo planteado.
De ahí que sea necesario que te aferres a una estructura sólida en oraciones, párrafos y el texto en general.
Pero si aún te cuesta redactar con claridad, no dudes en escribirme.
«Una comunicación escrita es como un territorio extenso y desconocido que te contiene a ti, a tu lector, a tus ideas, a tu propósito y todo lo que puedas hacer. Tienes que conocer sus leyes antes de empezar a escribir el texto», Linda Flower.
¡Detente!
¿En algún momento te ha pasado que lees un artículo y piensas en lo bien escrito que está?
¿Sientes envidia porque te cuesta que entiendan las comunicaciones de tu negocio?
La buena noticia es que puedes mejorar todo lo que redactes con la práctica constante. Y esa acción vale la pena. Solo así podrás conectar con tu lector, generar confianza y sumar nuevos clientes.
Por eso en esta guía completa te voy a explicar qué es la comunicación escrita efectiva y su importancia. Además, descubrirás sus cualidades y los pasos que sigo para salir airosa en la redacción de mis propios textos.
Sin más preámbulos, vamos a ello.
¿En qué consiste la comunicación escrita efectiva?
Significa escribir de forma clara para que tu audiencia comprenda el mensaje, así como de organizar tus pensamientos y seleccionar los términos adecuados para evitar las ambigüedades.
¿Cómo lo haces? Usando los elementos del lenguaje, entre ellos la gramática, la ortografía y la puntuación.
Comunicarse a través de la escritura es una habilidad que se aprende con el tiempo, siempre con disposición y la práctica reiterada.
Y ahora te preguntarás por qué es tan importante comunicarse de forma escrita
Con las siguientes razones lo comprenderás mejor.
Es más económica: Imagínate que deseas vender tus productos o servicios por correo electrónico. Solo tienes que redactar algunos emails y enviarlos a tus suscriptores. Salvo el tiempo usado, el gasto será cero. Y, al final, tendrás ventas según el nivel de convencimiento que hayas alcanzado.
Captas la atención: En esta era, en la que tu cliente potencial tiene tanta prisa, este punto es indispensable. Si, por ejemplo, tu mensaje es incoherente, es poco probable que logres atrapar a tu lector.
Es más exacta: Cuando escribes cada palabra cuenta. Por eso debes ser precisa para transmitir la información sin ambigüedades.
Evitas errores: Si escribes el mensaje oportuno, lo más seguro es que tu público entienda lo que deseas decir. Así que las posibilidades de que su respuesta sea la esperada son altas.
¿Por qué la redacción eficaz es un reto para las emprendedoras?
Escribir bien es un desafío porque no existen señales visuales o verbales. Tampoco puedes aclarar el mensaje, como sí ocurre cuando hablas.
En un correo electrónico, por ejemplo, cada palabra tiene un significado literal. Por esta razón debes pensar en lo que vas a decir, cómo lo vas a hacer, qué tono vas a usar, entre otros aspectos.
También está latente la limitación de tiempo. El mensaje hablado se transmite en segundos. Mientras, el acto de redactar es más profundo y, en ocasiones, no se dispone del momento para hacerlo.
5 cualidades clave de la comunicación escrita
Claridad
La claridad implica el uso correcto de las palabras. También la construcción específica de las oraciones, de los párrafos y del texto en general. De esta forma tu lector puede comprender lo que dices de principio a fin.
¿Qué atenta contra la claridad de tu mensaje?
Que en una oración no haya concordancia gramatical entre persona, género y número.
❌ La chica tenían tres días en el retiro de emprendedoras
✅ La chica tenía tres días en el retiro de emprendedoras
Consejo: Revisa la concordancia gramatical antes de terminar el texto.
Cambiar el orden de los componentes de una oración. Así se da pie a sentencias susceptibles de varios significados.
❌ Sandalias para mujer negra
✅ Sandalias negras para mujer
❌ Cuna para niño de madera
✅Cuna de madera para niño
Consejo: Intenta ordenar las oraciones y frases de forma sencilla. El objetivo es que tengan un significado específico.
Sencillez
La sencillez se alcanza con el uso de palabras familiares que resuenan en tu público. Es tratar de expresarse con naturalidad, sin vocablos rebuscados y adornos innecesarios.
Fíjate en la frase siguiente:
“La terapia sistémica es reconocida en Alemania como un método psicoterapéutico”.
Quizá es difícil para ti entender el enunciado, porque forma parte del vocabulario de un profesional de la psicología.
Pero otra manera de escribirlo sería la siguiente:
La terapia sistémica es un procedimiento breve. Identifica las conductas de tu grupo más cercano que pueden incidir en ti de manera negativa.
En Alemania reconocen esta terapia por solucionar problemas de conducta en poco tiempo.
Consejo: Intenta explicar tu jerga profesional cuando te dirijas a tu público.
Concisión
La concisión consiste en economizar las palabras para que el mensaje sea más exacto. Se trata de evitar la verbosidad y el laconismo. El primero por pecar de exceso y, el segundo, por la reducción exagerada de términos.
¿Cómo puedes ser más concisa al redactar?
Elimina las redundancias: O lo que es lo mismo, el uso reiterado de una palabra o frase para expresar una idea.
Huye de los circunloquios: No es más que decir con muchas palabras lo que puedes expresar con pocas.
Precisión
Se caracteriza por usar palabras según su significado exacto.
¿Cómo lograr que tu comunicación sea precisa?
Evita las palabras comodín o baúl: Se trata de términos que impiden tener una idea clara de su significado, porque sirven para todo. Ejemplo de ello son los términos cosa, eso, cacharro, etc.
Elimina los clichés: Son las frases de que tanto usarlas han perdido su originalidad e innovación. Aquí tienes algunos ejemplos de algunos tópicos en el mundo emprendedor.
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Pasa al siguiente nivel ¿qué significa?
Estructura
La estructura de una comunicación no es más que segmentarla en partes. Y cada uno de esos componentes cumple una función específica.
También existe una estructura que viene dada por la ubicación de los elementos en una oración, una frase o un párrafo.
Sin embargo, en este artículo trataré la primera. Veamos.
¿Qué se busca al estructurar un escrito?
Facilitar la creación y organización de la comunicación. Más aún, simplifica la entrega y comprensión del mensaje por parte de la audiencia.
Solo ubícate en tus años de estudiante. Cuando tu profesora te pedía que escribieras un informe con introducción, desarrollo y conclusión.
Lo mismo sucede con tus iniciativas de marketing, que también tienen una estructura.
Si tu texto carece de un armazón, se complica el proceso de captación del mensaje y, por consiguiente, no se cumple el objetivo.
Ahora bien, la organización depende del tipo de escrito que desees concretar.
Personal
Funcional
Creativo
Expositivo
Informativo
Persuasivo
A fin de que tengas una idea, aquí tienes una estructura para textos persuasivos
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Planificar
Consiste en definir el tema a tratar y hacer las siguientes preguntas: ¿Tienes un propósito específico? ¿Qué información manejas? ¿Qué debes investigar? ¿Qué tipo de texto vas a escribir? ¿Qué quieres conseguir con él? ¿Qué crees que le puede interesar a tu público? ¿Cómo lo vas a abordar? ¿Cuán largo o corto va a ser el texto?
En fin, lo que quiero que hagas es cuestionar todo sobre el tema a tratar. Evita dejarte llevar por la improvisación y la vorágine del tiempo.
Organizar
Una vez que tu cerebro ha trabajado un poco y tengas más claro la ruta a seguir, corresponde definir una estructura. En ocasiones esta fase podrá cumplirse solo a nivel mental, sobre todo si la comunicación es corta.
Pero, si necesitas redactar un texto más extenso, un bosquejo le dará sentido a lo que vas a plasmar en tu documento.
En mi caso, siempre hago los esquemas a mano, porque me gusta verlos y seguir pensando en cada parte del texto.
Si tienes claro que vas a escribir un post para tu blog, entonces debes organizar la información en H1, H2, H3, H4, H5 y H6.
En cambio, la estructura de correo electrónico con historia puede ayudarte si deseas vender por email.
Escribir
Esta es la parte en que te sientas frente a la hoja en blanco y redactas sin detenerte. Aquí no piensas si la oración es correcta o no, si tienes errores ortográficos, gramaticales o de sintaxis.
Y en este punto te quiero dar el mismo consejo que un día recibí de mi profesora de la cátedra Géneros Periodísticos I.
“Escribe tu primer borrador como si no tuvieras más nada que hacer. Después de que termines, olvídate de él por un tiempo. Luego lo verás con otros ojos”.
Editar
¿Dejaste que tu texto descansara? Perfecto. Ahora corresponde leer cada frase y párrafo de tu comunicación con el objetivo de mejorarla. Incluso podrías tocar la estructura, de ser necesario, y ampliar o recortar algunas partes.
Por eso te recomiendo que dediques tiempo a esta etapa. De ella dependerá que el texto quede pulcro para su posterior publicación.
¿Cómo afrontar la edición?
Céntrate en los errores de redacción.Sé implacable con las repeticiones y circunloquios. Aléjate de los clichés, del queísmo y del dequeísmo. E intenta construir frases y párrafos sin estructuras complicadas.
Pon especial interés en el título y la introducción porque son las partes del texto que llamarán la atención de tu lector.
Usa recursos como Lorca Editor en la corrección gramatical, ortográfica y de estilo.
Consejos para que las comunicaciones escritas de tu emprendimiento femenino sean efectivas
Define a tu público antes de redactar una sola línea. Quizá esto ya lo has leído en otra parte, pero es que es una verdad tan grande como un templo. Tener una audiencia específica siempre te hará el camino más fácil.
Establece un propósito con cada comunicación: El texto debe tener un objetivo exacto. Recuerda el dicho de que quien mucho aprieta poco abarca.
Escribe lo imprescindible. No más: La idea es que evites la verborrea, muy frecuente cuando hablamos. Tus comunicaciones escritas pueden decir mucho sin ser lacónicas, que es la otra cara de la moneda.
Incluye ejemplos, datos e historias: De esa forma, facilitas la correcta transmisión del mensaje.
Comprende el punto de vista de tu lector: Esto no es más que ser empática. La idea es lograr una relación más significativa con tu audiencia.
Resumen de lo planteado
La comunicación escrita eficaz consiste en redactar de forma clara, coherente y precisa para que el lector comprenda el mensaje.
La importancia radica en que es económica, permite captar la atención y es más exacta.
Comunicarse por escrito es un desafío. Para ello, solo tienes palabras con un significado literal, razón por la que debes pensar en lo que vas a redactar, cómo lo vas a hacer y qué tono vas a usar, entre otros aspectos.
Intenta siempre escribir con claridad, sencillez, precisión, concisión y estructura
Sigue estos pasos cuando redactes para tu emprendimiento: planificar, organizar, escribir y editar.
Conclusión
Dominar el arte de la comunicación escrita es vital para que te comprendan y sumes nuevos clientes.
Solo la práctica constante hará que los textos de tu emprendimiento sean más eficaces cada día.
Antes de darle al botón de publicar pregúntate si estás cumpliendo con las cualidades de la comunicación escrita.
Al final, el objetivo es que tu mensaje llegue a tu lector y ejecute la acción definida por ti con antelación.
Por último, si deseas que te ayude con tu comunicación escrita, envíame un mensaje a [email protected]
